O fluxograma é uma representação visual de processos (se você não sabe ou não se lembra o que é Processo, clique aqui e veja os conceitos). Tem o objetivo de demonstrar o início e fim de tarefas, logicamente ordenadas, mostrando o que deve ser executado, em qual tempo e sob determinadas regra, para se atingir um objetivo (entregar um resultado). O BPMN é o padrão de "escrita" de fluxogramas, baseado no BPM - Business Process Management, ou Gerenciamento de Processo de Negócio em português.
Neste artigo, vamos conhecer o BPMN e ver na prática a aplicação desta notação em um processo produtivo.
O que é BPMN?
A sigla BPMN vem do inglês Business Process Management Notation, ou Notação para Gerenciamento de Processo de Negócio. O BPMN é a "linguagem" padronizada para elaborar fluxos de processos, que pode ser feito à mão ou utilizando softwares de modelagem de processos.
Para entender o que é BPMN precisamos recorrer à definição do assunto amplo ao qual esta notação está ligada. BPM é a sigla para o que chamamos, em português, de Gerenciamento de Processos de Negócio. Por definição do CBOK:
Um "processo de negócio" é um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos. Esse trabalho pode ser ponta a ponta, interfuncional e até mesmo interorganizacional.
Por exemplo, pense numa indústria têxtil. Os processos de gestão da matéria-prima (tecido), insumos (tintas, linhas, botões, etc), de fabricação das roupas, embalagem e transporte até às lojas são processos de negócio, pois, envolvem as tarefas que devem ser executadas para que a empresa atinja seus objetivos e satisfaça o desejo dos consumidores, ou seja, fabrique e comercialize roupas. Agora, imagine gerenciar todos estes processos, da origem até o destino (início ao fim)? É um desafio e tanto.
O primeiro passo no gerenciamento do processo é CONHECER as tarefas e as regras de negócio existentes, sejam elas formalmente definidas ou não. Para isto, entra o trabalho de Mapeamento do Processo, momento em que um profissional capacitado no assunto entende o processo e elabora o seu fluxograma. Para que haja lógica, é necessário que o desenho deste processo seja elaborado utilizando objetos visuais (símbolos, cores, setas e artefatos) que ajudem a:
- Reconhecer os tipos de tarefas (manuais, automáticas, etc);
- Identificar as decisões que ocorrem ao longo do processo;
- Analisar os tempos em que as tarefas são executadas; etc.
É aí que entra o BPMN
O BPMN é o conjunto de elementos simbólicos que padroniza o entendimento do fluxograma, sua construção e sua lógica. Imagina se cada pessoa resolvesse elaborar fluxogramas da sua forma? Com certeza teríamos diferentes interpretações, o que poderia prejudicar o entendimento do que deve ser executado e entregue. Com o BPMN temos:
- Objetos de fluxo - são as atividades/tarefas, os eventos e gateways (decisões) do fluxo;
- Objetos de conexão - são as setas ou linhas que conectam os objetos de fluxo, permitindo verificar o caminho que o processo percorre, ou, a relação de dependência entre objetos;
- Swin lanes - são as raias, que representam os atores do processo e a piscina - processo como um todo);
- Artefatos - são utilizados para agregar informações ao fluxo, permitindo, por exemplo, enxergar o armazenamento e a manipulação de dados no processo.
Achou confusa a explicação? Sem problemas! Clique na imagem abaixo e conheças as simbologias mais comuns e seus respectivos significados:
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| Principais objetos e artefatos do BPMN - Clique na imagem para ampliar. |
Aplicando o BPMN na prática
Vamos retomar o exemplo dos processos de negócio de uma indústria têxtil. Vimos que há uma gestão da matéria prima e insumos, a produção de fato e a logística até os pontos de vendas, para garantir que a empresa produza e venda conforme sua estratégia. Vamos selecionar o processo Transportar Roupas até às Lojas para entendermos a aplicação do BPMN.
Neste processo, temos o fechamento de contrato com loja terceira como início do processo, ou seja, a partir deste evento é que nosso processo de transporte se iniciará. Após isto, temos a verificação da do estoque, a separação do pedido, a inspeção de qualidade, conferência, etiquetagem, expedição e entrega ao destino. Claro que aqui estamos vendo o processo de forma macro; repare também que textualmente não abordamos as regras de negócio, ou seja, o que pode e o que não pode ser feito no processo. Descrever tudo isso de maneira textual é possível, porém, é extenso e demanda muito mais tempo de leitura e interpretação do que utilizando um fluxograma. Quer ver? Olha como ficou mais fácil entender o nosso processo:
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| Fluxo de processo (sem compromisso com a realidade, apenas para demonstrar aplicação do BPMN) - clique na imagem para ampliar. |
Com o BPMN ficou muito fácil saber as tarefas que são executadas, os tempos, as regras, a comunicação e o registro de dados em sistemas informatizados. A notação de processo nos ajuda a documentar e ler processos de forma padronizada. E esta notação não muda! Seu uso no Japão ocorre sob as mesmas regras de uso no Brasil, e assim para todos os países.
Softwares de modelagem
Como aprendemos no início do artigo, o BPMN pode ser aplicado à mão, porém, o uso de softwares garante mais agilidade para documentar processos, além de ser mais rápido, fácil e personalizável. Normalmente, desenhos de fluxos são feitos e refeitos, várias versões, até chegar ao modelo ideal (por isso, contar com um programa informatizado é muito melhor).
Os softwares mais comuns para mapeamento de processos são:
- Bizagi;
- Microsoft Office Visio
- ARIS
- HEFLO! Documentação
Existem ainda os softwares online, como Lucidchart, Draw.io, BPMN.io e etc.
Agora que você sabe a mapear processos utilizando a notação BPMN, que tal compartilhar este artigo com seus colegas e amigos? Utilize os botões abaixo para divulgar este conteúdo nas suas redes sociais. Aproveite e siga-nos no Instagram (clique aqui) e no Facebook (clique aqui) para receber muito mais conteúdo sobre Gerenciamento de Processos de Negócio.
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