Hoje as empresas estão em uma verdadeira corrida para satisfazer os desejos dos consumidores, que por sua vez, exigem cada vez mais no quesito atendimento, diferenciais, relação custo x benefício ou qualquer outro tipo de vantagem. Os avanços tecnológicos só aprofundam esta corrida, pois, a empresa que não domina os meios tecnológicos fatalmente está fadada ao fracasso. Para viabilizar todas estas mudanças, as organizações lançam projetos dos mais variados tipos: projetos de novos produtos e serviços, implantação ou melhoria de processos, parcerias, soluções tecnológicas, etc.
No artigo O que é um Projeto? aprendemos sobre as características de um projeto, por quê as empresas investem nestes empreendimentos temporários e quais são as principais etapas para se gerenciar um projeto. Neste artigo, vamos conhecer as principais metodologias em gestão de projetos e como são aplicadas nas mais variadas atividades e segmentos econômicos.
Por que metodologia?
Imagine que, em uma empresa, cada setor resolva gerenciar seus projetos de uma forma. Uma equipe está mais preocupada em mensurar custos, já outra pode negligenciar totalmente o controle dos investimentos e gastos realizados. Outra equipe pode entregar resultados somente no final do projeto, enquanto que em outro departamento as entregas são feitas durante a execução do projeto (até chegar na solução final e ideal). Para determinados projetos, pode ser que uma metodologia específica apresente maiores vantagens, porém, as chances de as iniciativas e as pessoas não se comunicarem corretamente são bem maiores.
Na pior das hipóteses, sem uma metodologia definida, o projeto pode até mesmo dar prejuízos a empresa, pois, há grande risco de as tarefas serem executadas de forma incorreta, ou, de nem serem executadas devido a falta de planejamento. Uma metodologia é um conjunto de regras, logicamente padronizadas, com o intuito de produzir um resultado através de boas práticas.
Na Gestão de Projetos temos várias metodologias que reúnem boas práticas para planejar, executar e controlar projetos. Vamos conhecer as principais:
1. PMBOK
O PMBOK (em inglês: Project Management Body of Knowledge) é um dos métodos mais utilizados no mundo para gerir projetos. Trata-se da consolidação de boas práticas em gestão de projetos, testadas e aprovadas ao longo de muitos anos, disponíveis em guia que pode ser utilizado por qualquer empresa, de qualquer atividade econômica. A metodologia foi desenvolvida pelo Project Management Institute - PMI, que desde seu lançamento em 1996, revisa o guia e incorpora práticas atuais.
Seus objetivos são:
- Definir padrões de gestão de projetos;
- Gerar conhecimento através da investigação;
- Promover a gestão de projetos através dos programas de certificação (tal como o PMP - Project Management Professional, certificação famosa conferida pelo instituto);
- Padronizar o vocabulário de gestão de projetos, facilitando a comunicação e o entendimento das partes interessadas.
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| O PMBOK está baseado nas 10 áreas do gerenciamento de projetos, são os 10 grandes pilares que todo projeto deve observar. |
O PMBOK traz o ciclo do projeto em 5 fases: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle, Encerramento. Nesta metodologia, entende-se que o projeto está encerrado quando seus objetivos foram alcançados, ou, quando se entende que tais objetivos não podem mais ser alcançados.
2. PRINCE2
Utilizados em 150 países, o PRINCE2 (PRojects IN Controlled Enviroments, ou em português: Projetos em ambientes controlados) é uma metodologia britânica que tem como principal característica as entregas serem finalizadas durante a execução do projeto. A organização responsável por esta metodologia é a OGC - Office of Government Commerce, ligada à coroa britânica.
A metodologia do PRINCE2 se apresenta em 7 princípios, 7 temas e 7 processos:
7 PRINCÍPIOS (ditam o que deve ser acordado e verificado no projeto):
Justificativa contínua do negócio, aprender com a experiência, papéis e responsabilidades bem definidos, gerenciar por estágios, gerenciar por exceção, foco em produtos e adequar ao ambiente do projeto.
7 TEMAS (são as "áreas de conhecimento" de um projeto):
Business Case, Organização, Qualidade, Planos, Risco, Mudanças e Progresso.
7 PROCESSOS (é o ciclo de vida do projeto, semelhante às etapas do PMBOK):
Starting up a Project > Directing a Project > Initiating a Project > Controlling a Stage > Managing Product Delivery > Managing a Stage Boundary > Closing a Project.
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| Etapas do projeto na metodologia PRINCE2 e a disposição dos 7 processos ao longo do ciclo de vida do projeto. |
Assim como o PMBOK, o PRINCE2 também tem por objetivo difundir as boas práticas em projetos e formar especialistas através de suas certificações.
3. CAMINHO CRÍTICO
Diferente do PMBOK e do PRINCE2, o método do Caminho Crítico não é guia extensamente padronizado. Trata-se de um algorítimo que observa todas as tarefas de um projeto; a partir desta observação, as tarefas interdependentes são localizadas em um caminho de maior esforço ou consumo de recurso - normalmente tempo (daí o nome Caminho Crítico).
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| Interdependência entre tarefas e localização do caminho crítico, com base em cálculos de CPM. |
Comumente utilizado em conjunto com a técnica PERT - Program Evaluation and Review Technique, as tarefas são ordenadas em função de suas interações (por exemplo, a tarefa 2 só pode ser executada se a tarefa 1 estiver concluída, estabelecendo assim uma interdependência entre 2 e 1), formando uma rede gráfica conhecida como Grafo. A partir desta visualização gráfica, a técnica CPM - Critical Path Method é empregada no cálculo deste caminho crítico, permitindo saber quanto tempo um projeto demandará desde a atividade início até a atividade fim.
4. PROJECT MODEL CANVAS
Atualmente, existe uma tendência na simplificação da gestão de projetos. O Project Model Canvas visa substituir toda documentação de um projeto por somente um modelo, de 1 página, que contém os principais quesitos observáveis em um projeto, definidos através de 5 perguntas essenciais:
Por quê? - Justificativas;
O quê? - Produto;
Quem? - Stakeholders (partes interessadas);
Como? - Premissas;
Quando e Quanto? - Riscos;
Por quê? - Objetivos SMART;
O quê? - Requisitos;
Quem? - Equipe;
Como? - Grupo de entregas;
Quando e Quanto? - Linha do tempo;
Como? - Restrições;
Quando e Quanto? - Custos.
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| Modelo do Project Model Canvas - recomenda-se que a equipe preencha os quadros com post-its, facilitando o aprendizado e integrando a equipe. |
O preenchimento destas informações normalmente se dá utilizando post-its, já que uma das premissas deste método é a participação conjunta de todos os interessados no projeto.
5. SCRUM
O Scrum é uma metodologia ágil e iterativa muito aplicada na gestão de projetos da área de TI - Tecnologia da Informação. É um método iterativo, pois, as entregas são incrementadas com o passar do tempo e à medida que novas tarefas forem planejadas e executadas. Basicamente, o objetivo principal é definido e o time scrum executa as tarefas que entregam e aperfeiçoam o produto final (é o conceito de MVP - Minimum Viable Product, em português: Produto Minimamente Viável).
As tarefas são executadas em time box, chamada de Sprint. Cada sprint tem duração média entre 2 e 4 semanas e concentra tarefas planejadas para entregar resultados. Um projeto scrum possui 'n' Sprints, que vão adicionando valor ao produto final à medida do seu desenvolvimento. Por exemplo, imagine um site de vendas: o primeiro Sprint foi planejado para entregar a parte estrutural do site, o segundo Sprint com tarefas para melhorar o visual e o terceiro Sprint com tarefas para implantar novos recursos, tais como: marcar produtos favoritos, compartilhar produto nas redes sociais, etc. Mas, perceba que o Scrum entregou um site de vendas já no primeiro sprint.
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| O ciclo Scrum com a priorização dos backlogs, a execução das tarefas em sprints e, durante o sprint vigente, a execução das suas tarefas levando a entrega dos resultados/incrementos. |
Benefícios de se trabalhar com metodologias
Conforme aprendemos no início do artigo, quando equipes e pessoas trabalham de forma não padronizada existe um maior risco de desperdício, falta de comunicação e até prejuízo, pois, os recursos podem ser consumidos de forma não eficiente ou não totalmente utilizados. Métodos para gerir projetos ajudam equipes e gestores a planejar as atividades, controlar cronograma, definir objetivos, prever riscos e, acima de tudo, ENTREGAR conforme planejado.
Obviamente que há outros métodos de gestão de projetos, assim como, os que foram apresentados aqui possuem uma série de conhecimento por trás (que infelizmente não cabe neste artigo). Para continuar a receber novos conteúdos sobre gestão de projetos continue ligado no Engenharia e Gestão! Siga nosso Instagram (clique aqui) e Facebook (clique aqui) para receber conteúdo em primeira mão.
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