Decisões importantes para gerenciar um projeto

O conceito de projeto, basicamente, é um empreendimento temporário com início e fim definidos em que se deseja atingir um objetivo e, para isso, investe em recursos das mais diferentes ordens para alcançar um resultado novo ou um incremento do que já existe. Se a definição não te ajudou muito a entender, sem problemas, vamos a uma ilustração que vai te ajudar a compreender melhor.

Imagine que a Apple está trabalhando em uma próxima versão do iPhone. Neste caso, temos um projeto incremental, pois, embora haja novidades na nova versão, muitas das funcionalidades presentes no modelo anterior serão utilizadas neste próximo modelo; mesmo assim, a Apple investe em um projeto de uma nova versão de smartphone. Em outro segmento, temos a Nestlé que está investindo em um projeto de uma nova marca, uma subsidiária, que não existe ainda - é nova! No contexto, a Nestlé também está executando um projeto, mas desta vez, com uma entrega totalmente nova.

Seja qual for o tipo de entrega, antes e durante a execução de um projeto, existem algumas perguntas que são obrigatórias: (1) para serem feitas e (2) para serem respondidas. Neste artigo, vamos conhecer algumas destas decisões essenciais para qualquer projeto.

Do que se trata este projeto?

A primeira pergunta parece um pouco óbvia, mas acredite, deve ser feita, pois, o que não é bem concebido possui muitas chances de dar errado. Do que se trata o projeto?  envolve definir o escopo dele, ou seja, o que é, para quê existe, o que pretende alcançar e quais os seus riscos e benefícios. Por exemplo, resgatando o exemplo da Nestlé dado anteriormente: do que se trata o projeto do exemplo? resposta: a criação de uma nova marca de alimentos; ou seja, os executores e gestores do projeto devem ter em mente que os resultados devem ser novos, que ofereçam vantagens aos consumidores em relação aos concorrentes e, de certa maneira, se diferenciem do que os outros oferecem. 

É importante definir bem o escopo do projeto. Fonte: Eaux

Perceba que responder sobre o que é o projeto e o que ele se destina a entregar ajuda a equipe que trabalha no empreendimento a saber exatamente como executar suas funções e porquê, assim como ajuda aos gestores a entregarem exatamente o que foi demandado.

Quais as fontes de recursos?

Esta é outra decisão extremamente importante, pois, sem recursos nada poderá ser feito, ou se faltar no meio do caminho, teremos o emprego de esforço que no fim das contas não levou a lugar algum, pois não entregou o que o projeto prometia. Quando falamos em recursos não estamos somente olhando o espectro financeiro (embora este seja muito importante também, claro!), mas também os recursos humanos, o tempo de dedicação da equipe, os equipamentos e insumos, estrutura, etc. Ou seja, bens e serviços que serão consumidos para entregar o projeto final.

Existem diversas fontes de recursos; no âmbito financeiro podemos ter:

• Investimento próprio;
• Investimento externo;
• Parcerias e ou joint-ventures;
• Crowdfunding;
• Linhas de crédito bancário (empréstimos);
• Projetos sociais.

No âmbito dos recursos humanos, as fontes de recursos podem ser:

• Via contrato de trabalho (há remuneração);
• Via ajuda humanitária (organizações sociais que doam recursos, inclusive humanos);
• Iniciativas individuais, são os voluntários.

Se tratando de máquinas, equipamentos e insumos, podem ser adquiridos via investimento, cedidos por parceiros, doados por iniciativas públicas ou privadas, cedidos via permuta ou pagamento de outra forma que não seja dinheiro, etc.

Os recursos são essenciais para gerir e entregar projetos. Fonte: Panorama

Tendo em vista tudo isso, a principal pergunta neste caso é: há recursos disponíveis para iniciar e finalizar o projeto? A gestão dos recursos deve ser feita paralela a execução do projeto, pois, pode ser que em determinados momentos seja necessário gastar mais do que o previsto, ou alocar recursos em pontos mais necessitados, tudo isso envolve uma gestão dos recursos pautada em sempre executar aquilo que foi planejado, olhando para o caixa e verificando se todos os recursos estão disponíveis e se continuarão assim ao longo do tempo.

Quais os requisitos de pessoas?

As pessoas são variáveis, digamos assim, mais difíceis de gerir - porque não há uma fórmula que determine o comportamento padrão de uma pessoa: ela pode ficar doente, não ter um bom dia de trabalho naquele instante, enfim... diversos fatores que podem comprometer a execução e entrega de tarefas (consequentemente do projeto como um todo). Por isso, é importante ter atenção aos recursos humanos e aqui listamos algumas dicas:

• Realizar uma pesquisa ou benchmarking com projetos similares, que já foram executados (e bem executados, são os cases de sucesso), sobre quais os perfis de pessoas integraram a equipe;
• De acordo com o escopo do projeto e das atividades, examine quais as atribuições relacionadas a cargos são esperadas;
• No processo seletivo, se houver, verifique as competências transversais dos candidatos: oratória, comportamento, etc.

Estas dicas ajudam a selecionar os recursos humanos certos para as atividades que devem ser executadas no projeto, garantindo que as pessoas a executem com domínio técnico e emocional compatíveis (isto é, proporcionais) ao que se demanda.

Obviamente que existem diversas outras decisões ao longo do projeto, cabendo aos gestores tomá-las com base em dados, análise de cenários e muito planejamento, a fim de guiarem a equipe do projeto no rumo certo, até a sua entrega. Gostou do conteúdo? Compartilhe nas suas redes sociais.